تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی/ تعریف دفترخانه و تاریخچه آن در ایران

به گزارش تیترشهر : دفترخانه یا محضر، نامی است که شاید بیشتر افراد در زمان عقد و عروسی، طلاق، به نام زدن اسناد و غیره آن را شنیده باشند و یا تابلو‌های دفترخانه اسناد رسمی را در خیابان‌ها دیده باشند، اما سوالی که در این بین مطرح می‌شود این است که؛ دفترخانه چه وظایف و تاریخچه‌ای دارد و از چند جزء تشکیل می‌شود؟؛ که باشگاه خبرنگاران جوانقصد دارد امروز به آن پاسخ دهد.

البته بحث معرفی دفترخانه‌ها به این موارد ختم نمی‌شود و ما قصد داریم در مطلبی دیگر به شرح وظایف آن نیز بپردازیم، پس پیشنهاد می‌کنیم نه تنها این مطلب را از دست ندهید، بلکه منتظر مطلب دیگری درباره آن باشید.

تعریف دفترخانه

دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قرارداد‌ها و ثبت رسمی اسناد در ایران است. هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است، اما به صورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود.

دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌ است.

این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارد.

کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی‌های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمد‌های دولت از کار‌های این نهاد است.

از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهاد‌های تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌ است.

دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند، واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت کرده‌ است.

تاریخچه دفترخانه در ایران

محضرداری در ایران دارای جایگاهی فقهی است.

هرچند به استناد قاعده «إنّما یحلّل الکلام و یحرّم الکلام» اهمیت کتابت مورد چالش قرار گرفته شده‌ است و طبق این روایت فقط کلام موجب تحلیل و تحریم است و تا کلامی نباشد بیع، نقل و انتقال، تحلیل یا تحریمی صورت نمی‌پذیرد، اما این در حالی که است که در نص آیات قرآن بر کتابت تأکید فراوان شده‌ است.

بر اساس ادله فقه اسلامی و به ویژه فقه شیعه، کتابت حجیت داشته و آیه ۲۸۲ سوره بقره موسوم آیه تداین به صراحت اشاره به شغل محضرداری دارد.

مطالعه این نهاد برای شناخت ارتباطات حقوقی و روابط اقتصادی در جامعه ایرانی قبل از مشروطه و چگونگی ظهور نهاد‌های نوین حقوقی و سیاسی و پیچیدگی ساختار قدرت در جوامع سنتی همچون ایران ضروری است.

محاضر شرع نهاد‌هایی حقوقی و دینی بودند که پیش از مشروطیت و تا اندکی پس از آن به تنظیم روابط حقوقی عامه مردم می‌پرداختند.

در گذشته و قبل از مشروطیت در هر شهر و قصبه‌ای به نسبت جمعیت و اهمیت اجتماعی یک یا چند محضر کوچک و بزرگ برای ثبت و تصدیق معاملات غیرمنقول و نکاح و طلاق و غیره تشکیل می‌شد.

هر محضر توسط یک مجتهد مسلم و معروف اداره می‌شد و او چند روحانی درس خوانده و ملا شده را به عنوان معاون و دستیار برمی‌گزید و سند معاملات معمولاً به وسیله معاونان و به خط آن‌ها و گاهی با مهر و امضای آن‌ها تنظیم می‌شد، اما تسجیل معاملات مهم محتاج به مداخله و توجه و تصمیم نهایی و امضای مجتهد بزرگ بود.

این نهاد جدای از حاکمیت بود و اختیارات و صلاحیت‌های محاضر، از حکم پادشاه نشئت نمی‌گرفت. صاحبان محضر علماء و مجتهدینی بودند که تخصص و مرجعیتشان محل تردید نبود و هویت دینی و شخصیت اجتماعی آن‌ها به نوشته‌هایشان اعتبار می‌بخشید. آن‌ها به واسطه ریشه‌هایی که در فرهنگ سنتی و دینی ایران داشتند، قدرت و اعتبار خود را بر حکومت و نهاد‌های ناشی از قدرت عمومی تحمیل می‌کردند.

در عین حال در تعاملی مثبت و فعال با حاکمیت قرار داشته و در کنار حاکمان ایفای نقش می‌کردند.

جریان نوسازی سیاسی در ایران با جدیت به دنبال تفکیک نهاد قدرت از نهاد مذهب بود، اما تا زمان ورود قشر تحصیلکرده، تصدی بسیاری از پست‌ها و کرسی‌ها به ویژه در نهاد‌های قضایی و قانونگذاری همچنان در انحصار مجتهدان ولو در لباس جدید باقی ماند.

با تصویب قانون محاضر شرعیه و حکام صلحیه که چند سال پس از تصویب قانون اساسی مشروطه، به تصویب رسید، هر محضر عبارت بود از یک‌نفر مجتهد جامع‌الشرایط که حاکم محضر نامیده می‌شد به همراه دو نفر معاون قریب الاجتهاد.

با تصویت قانون ۱۳۰۲ و ایجاد «اداره ثبت اسناد» دولت به صورتی رسمی در مقام تحقیر روحانیان و سلب اعتماد مردم از بعضی از آنان و بی‌اعتبار جلوه‌دادن اسناد تسجیل شده از طرف آنان برآمد؛ در این فاصله اسناد در ادارهٔ ثبت اسناد و املاک و نزد کارمندان رسمی دولت تنظیم می‌شدند.

این کارمندان، همان منشی‌ها (محررین) و اعضای اداری محاکم و محاضر سابق بودند که امرار معاش آن‌ها مختل شده بود و حاضر به همکاری با دولت شده بودند، اما هیچ یک از حکام و صاحبان محاضر راضی به همکاری با دولت نشدند و از همکاری نزدیکان و محرران کارآزموده خود با «دولت» ممانعت به عمل می‌آوردند.

با تصویب قانون ۱۳۱۰ که با الهام از قوانین مربوط به شغل سردفتری در فرانسه و بلژیک (Notariat) تنظیم شده بود، دوباره «محاضر» تحت عنوان «دفتر رسمی»، اما به صورتی منظم و مبتنی بر قوانین و مقررات، رسمیت یافتند و «محاضر رسمی» جانشین «محاضر شرعی» شدند و بسیاری از «مجتهدین جامع‌الشرایط» که با تصویب قانون پیشین از تنظیم و تسجیل اسناد محروم شده بودند، دوباره به نام «صاحب دفتر» به کار سابق خود بازگشتند. هرچند وجهه روحانی خود را از دست دادند و دیگر جزء «علمای روحانی» محسوب نگشتند.

طبق قانون جدید رسمیت دادن دفتر منوط به: «تعهد رسمی صاحب دفتر به تبعیت از قوانین و نظامات وزارت عدلیه» شده بود (ماده ۸۳) مرحوم داور اصرار داشت تصدی «محاضر رسمی» را به مجتهدین و روحانیون درجه یک هر شهر بسپارد، اما علمای درجه یک به دلیل اینکه مجتهد بودند، رعایت قوانین حکومتی و پذیرش دستورات «وزارت عدلیه اعظم» یا «اداره ثبت اسناد و املاک» را شرعاً برای خود جایز نمی‌دانستند. آن‌ها از ثبت معاملات ربوی و از ثبت معاملاتی که محظور و حرام شرعی در آن وجود داشت حذر داشتند.

برخی از این روحانیون در اولین فرصت ممکن از این سمت شانه خالی کردند و «محضر» را به پسران و آقازادگان خود واگذار کردند.

در دوران حکومت پهلوی دوم دفاتر اسناد رسمی مجری اوامر محمدرضا پهلوی در اجرای اصول انقلاب شاه و مردم بودند و اسناد کشاورزان در اجرای اصلاحات ارضی در ایران در این دفاتر نوشته و امضا می‌شد.

معرفی تشکیلات یک دفترخانه

طبق ماده ۸۲ قانون مصوب ۱۳۱۰ هر دفتر اسناد رسمی مرکب است از «یک‌نفر «صاحب دفتر» و لااقل یک‌نفر «نمایندهٔ ادارهٔ ثبت‌اسناد» (ماده ۸۲).

سردفتر

اداره امور دفترخانه بر عهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود.

دفتریار

هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا است و دفتریار آن نامیده می‌شود، می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد.

دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک ایران و با اختیارات تفویض شده از طرف رئیس قوه قضائیه ایران و برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی منصوب می‌شود.

دفاتری که در محضر مجتهدین باشند از داشتن نماینده اداره ثبت معاف هستند.

سندنویس

سندنویسان همان «محررین» هستند و این شغل یکی از مهم‌ترین سمت‌ها در یک دفترخانه است.

دفترنویس

دفترنویس یا «ثبّات» کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می‌کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می‌رسید.

از سال‌های ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سال‌های پس از آن با راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف شد.

نحوه انتخاب تشکیلات یک دفترخانه

انتخاب سر دفتر و وظایف سردفتر

هر دفترخانه از یک سردفتر و دفتریار تشکیل می‌شود. به چگونگی انتخاب سردفتر و دفتریار اشاره‌ می‌کنیم و انتخاب سردفتر و وظایف سردفتر در ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی:

((اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می‌شود)).

آزمون سردفتری اسناد رسمی با آگهی که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مستند بر طبق ماده ۳ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در روزنامه‌های کثیرالانتشار مراتب به اطلاع متقاضیان می‌رساند و از این طریق جایگزین شرایط برگزیده می‌شوند.

پس از معلوم شدن صلاحیت عمومی سردفتری از قبیل: آزمایشات تخصصی بدنی و تأییدیه پزشکی قانونی و عدم اشتهار به فساد عقیده مفتخر به اخذ ابلاغ سردفتری از سازمان ثبت می‌شود.

متقاضی سردفتری در آزمون شفاهی که از ایشان به عمل می‌آید باید به سوالات حقوق جزا، مدنی، تجارت، ثبت، قانون دفاتر اسناد و املاک، احکام، قرآن، بینش اسلامی، قانون اساسی متون فقه، عقیدتی سیاسی، آئین نامه‌ها و بخشنامه‌های ثبتی پاسخ دهد.

جهت افتتاح دفترخانه برابر ماده ۷۴۰، دفاتر اسناد رسمی که به سردفتری انتخاب می‌شوند مکلف اند حداکثر ظرف ۳ ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام کنند، وگرنه ابلاغ آن‌ها کان لم یکن خواهد بود و این در حالی است که با توجه به اینکه هزینه خرید دفترخانه زیاد و پیدا کردن مکان مناسب برای اجاره بسیار دشوار است. باید در خصوص مهلت فوق الاشاره تجدید نظر کرد و زمان بیشتری را به این امر اختصاص داد.

مسئولیت اداره امور دفترخانه به عهده سردفتر بوده و عدم امضای سردفتر در اسناد موجب سقوط اعتبار اسناد می‌شود.

 انتخاب دفتریار و وظایف دفتریار

ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی بیان می‌دارد، دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می‌شود و هر دفترخانه علاوه بر داشتن یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارد و دفتریار اول نامیده می‌شود، می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد و در بند ۳ ماده ۶ بیان شده که سایر لیسانس‌ها به شرط داشتن ۳ سال سابقه دفتریاری در دفترخانه به عنوان معاون سر دفتر مشغول به کار می‌شوند؛ با توجه به اینکه طبق قانون دفتریار اول به عنوان نماینده سازمان ثبت اعلام شد عملا هیچ گونه روابط اداری با سازمان ثبت نخواهد داشت و به عنوان مسئول امور مالی دفترخانه انجام وظیفه می‌کند و البته از معضلات عمده که در جامعه سردفتران و دفتریاران وجود دارد، نگاه کارکنان سازمان ثبت به ایشان دید مغرضانه‌ای است و متاسفانه تعامل چندانی با دفترخانه ندارند، البته در حد رابطه رئیس و رئوس است.

تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی

مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ مقرر شده که هیچ سندی را نمی‌توان، تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد، مگر آن که موافق مقررات و قانون باشد، بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون سندی را تنظیم و ثبت می‌کردند، متخلف محسوب می‌شدند.

قانونگذار فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌است، اما ماده ۲۹ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ «تنظیم سند برخلاف بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها» را به عنوان تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عنوان کرده‌ است که مورد نظر قانونگذار نبوده‌ است، قانون فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌ است، اما به گفته نورعلی مظاهری، وجود اینگونه موارد و مصادیق، دخالت در امور قانونگذاری محسوب می‌شود.

تا آنجا که فراز ۱۱ بند ج. آیین‌نامه مذکور «تمرد از اجرای دستورات صادره» مفهومی کلی و نامشخص است و دامنه بسیار وسیعی از اغراض مقامات را دربر می‌گیرد را تخلف محسوب کرده و خارج از حیطه وظایف و اختیارات قوه مجریه بوده‌ است؛ مگر آن که دفاتر اسناد رسمی را جزء کارمندان سازمان ثبت تلقی کنند، وگرنه بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری فقط در محیط‌های اداری بین روسای ادارات و مرئوسین قابل اجرا است.

به گفته مهدی انجم شعاع معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در مورخ ۲۳/۱۱/۹۱ مطرح شد، آماری از حیث فراوانی تخلفات دفاتر در اختیار سازمان ثبت نیست.

1. تخلفات به ضرر مراجعین: شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق‌التحریر اضافی از مشتریان است.
2. تخلفات به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات ذی‌ربط استعلام و از طرفین دریافت کند اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده‌ است. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق‌الثبت نیز می‌تواند یکی از تخلفات احتمالی در دفاتر اسناد رسمی باشد.
3.  مفاسد مخل نظم معاملات: این‌گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود، می‌تواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید کند.

تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً برای آن‌ها مجازات کیفری نیز در نظر گرفته می‌شود.